Kategorie:

Jak zmienić biuro rachunkowe?

Avatar
Opublikowane przez admin

Kiedy firma nie jest zadowolona z usług świadczonych przez jej biuro rachunkowe, zauważyła nieścisłości w dokumentacji księgowej czy rozwiązać umowę z innych przyczyn, może dokonać jego zmiany. Wiąże się to oczywiście z określonymi formalnościami.

Kiedy najlepiej zdecydować się na zmianę biura rachunkowego?

Umowę z nowym biurem rachunkowym należy zawrzeć i podpisać w ten sposób, by zaczęła ona obowiązywać dzień po wygaśnięciu poprzedniej. Wszystkie niezbędne dokumenty należy odebrać w czasie okresu wypowiedzenia. Zazwyczaj w umowach z biurem przewiduje się go na czas od jednego do trzech miesięcy, jednak warto upewnić się jak wygląda to w konkretnym przypadku. Data zmiany biura jest zależna wyłącznie od osoby/firmy, która je zatrudniła. Jednak najbardziej rozsądnym czasem na zamianę jest koniec okresu rozliczeniowego – czyli na przełomie miesiąca. Zmiana w trakcie miesiąca wiązałaby się z bardzo dużym zamętem, a to cały miesiąc powinien zostać zamknięty przed jedną firmę księgową. Najbardziej bezpieczną opcją jest zaplanowanie końca umowy z jednym biurem i początku z kolejnym, po zakończeniu roku obrotowego. Trzeba tutaj zaznaczyć, że to właściciel firmy odpowiada za wszelkie nieprawidłowości w rozliczeniach. Dlatego też przy zmianie biura rachunkowego warto dokonać audytu, którym zajmie się już nowe biuro. Może trwać około miesiąca.

Jak zmienić biuro rachunkowe?

O podjętej decyzji dotyczącej zmiany, obecne biuro rachunkowe (oczywiście po ustaleniu współpracy z nowym) należy poinformować odpowiednio wcześnie. Zakłada się, że trzy miesiące to bezpieczny czas, który umożliwi wdrożenie procesów (także w większych firmach). Oprócz podpisania umowy z nowym biurem, należy przekazać mu też dokumenty rejestrowe m.in. NIP, REGON, KRS, umowę spółki. Ze starego biura należy też odebrać takie papiery jak: oryginały dokumentów, sprawozdania finansowe, akta osobowe pracowników i zleceniobiorców, deklaracje VAT i podatkowe. Przy przenoszeniu dokumentów należy sprawdzić, czy otrzymało się wszystkie wydruki (także z KPiR), rachunki, ewidencje środków trwałych oraz potwierdzenia zapłaty. Zabrać trzeba także politykę rachunkowości, plan kont i regulamin wynagradzania. Na sam koniec należy sporządzić protokół, w którym potwierdzi się odbiór wszystkich papierów. Dokumenty można później przechowywać samodzielnie albo przekazać do nowego biura. Jeśli tak będzie, zapewne trzeba będzie uiścić za to dodatkową opłatę. Razem z przeniesieniem niezbędnej dokumentacji, nowa księgowość powinna zostać oficjalnie upoważniona do reprezentacji firmy przed Urzędem Skarbowym czy Zakładem Ubezpieczeń Społecznych.

Niezbędne formalności

Nowe biuro rachunkowe powinno zająć się także (w imieniu firmy, przez którą zostało zatrudnione) aktualizacją wpisu do CEIDG. Informuje się wtedy kto będzie od tej pory prowadzić księgowość i w jakim miejscu będą przechowywane dokumenty. Bardzo istotne jest także poinformowanie właściwego Urzędu Skarbowego o wygaśnięciu pełnomocnictwa dla biura, z którego usług korzystało się poprzednio. Można to zrobić drogą internetową, przy pomocy formularza OPL-1.

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *